Zeitmanagement: Tools und Tricks, weniger Aufwand, mehr Zeit

Effizientes Zeitmanagement: Tools und Tricks, wie du mit weniger Aufwand mehr aus du aus deiner Zeit herausholst!

In vier Schritten zu einer effektiven Zeitplanung

Durch Kalendern, Notizbüchern und Projektmanagement-Software lässt sich die Arbeitszeitplanung leicht umsetzen. All das ist jedoch nur so gut wie die Planung, die ihrem Einsatz vorausgeht. Diese lässt sich in vier Schritte unterteilen:

Im Folgenden findest du Tipps und Tricks, wie du in den einzelnen Schritten optimal vorgehst. Habst du deine Zeitplanung erstellt, benötigst du noch eine weitere Tugend: Flexibilität. Dies erlernst du am Besten im Umgang mit deinem Zeitplan, der eine ordnende Struktur bereitstellt, aber keinesfalls ein einengendes Korsett sein soll.

1. Ziele definieren

Im ersten Schritt definierst du deine Ziele und erstellst eine Liste mit sämtlichen anstehenden Aufgaben und geplanten Aktivitäten, z.B. „Entwurf für Seitennavigation für den Kunden xy“, „Besprechung mit Kunden“, „Telefonat mit Programmierer“, „Schreiben an Krankenkasse“ etc. Jede Tätigkeit wird daraufhin geprüft, ob sie dem Erreichen des gesetzten Ziels hilfreich ist, bevor du es auf die Liste setzt.

Der beste Zeitpunkt für die Erstellung deiner Liste ist am Ende eines Arbeitstages, sodass du am nächsten Tag, wenn du frisch und munter bist, sofort wieder loslegen kannst. Der zweitbeste Zeitpunkt ist der Beginn des Arbeitstages. Deine To-Do-Liste erstellst du dir jeden Tag neu. Und was du am Vortag nicht erledigt konntest, wird in die nächste Liste übernommen.

Die To-Do-Liste wird auf jeden Fall schriftlich angefertigt. Das hat zweierlei Effekt: Du bekommst einen besseren Überblick und dieser erzeugt das Gefühl, die Dinge im Griff zu haben, statt ihnen ausgeliefert zu sein. SO wird man Herr über die eigene Zeit.

Besteht die Gefahr, dass deine Aufgabenliste zu lang – und damit unbrauchbar – wird, setzt dir ein Limit von drei umfangreicheren oder sieben kürzeren Aufgaben, die du aufnimmst. Im Prinzip befindet du dich damit auch schon im zweiten Schritt, der Priorisierung.

2. Prioritäten setzen

Die richtigen Prioritäten zu erkennen entscheidet über das Gute oder Schlechte Ende eines Projekts bzw. eines gelungenen Arbeitstags. Besonders für diejenigen Menschen, die sich gerne in Details verzetteln, ist dieser Schritt von größtem Wert. Wenn du z.B. ständig viel Zeit dafür aufwendest, das Design deiner Webseite zu verbessern, während du das Marketing vernachlässigt lässt, solltest du dich mal einem Prioritätencheck unterziehen.

Für die Priorisierung von Aufgaben gibt es ebenso nützliche wie einfache Techniken. Denn bei der Priorisierung müssen Wichtigkeit, Dringlichkeit, Zeitaufwand und Nutzen gegeneinander abgewogen werden. Im Folgenden stelle ich zwei einfache Techniken vor, mit denen du Prioritäten setzen kannst:

Die Pareto-Analyse

Diese Analyse basiert auf einem statistischen Phänomen, dem sogenannten Paretoprinzip, dem zufolge viele Aufgaben sich zu 80% mit einem Einsatz von 20% der Mittel erledigen lassen und für die restlichen 20% dann 80% der Mittel aufgewendet werden müssen. Hier wird also dem Aufwand für eine Aufgabe der damit erzielte Nutzen gegenübergestellt.

Wie lässt sich dieser Grundsatz auf deine To-Do-Liste umsetzen?

Das geht ganz einfach: Weise jeder Aufgabe eine Zahl auf der Skala 1-10 zu, die den Aufwand zu ihrer Erledigung bewertet (1= sehr gering, 10=sehr hoch). Anschließend bewerte den durch diese Aufgabe erzielten Nutzen – stets natürlich im Hinblick auf das übergeordnete Ziel (1=sehr gering, 10=sehr hoch). Anschließend teile den Nutzen durch den Aufwand.

Beispiel:

  • Aufgabe 1: Angebot für Auftragsanfrage schreiben
    Aufwand = 5, Nutzen = 7. Priorität: 1,4
  • Aufgabe 2: Letzte Korrekturen vor Projektabschluss durchführen
    Aufwand: 3, Nutzen = 9. Priorität: 3
  • Aufgabe 3: Pflege der Facebook-Seite für Kundenbindung
    Aufwand: 3, Nutzen = 2. Priorität: 0,66

Auf diese Weise ergibt sich die Prioritätenliste Aufgabe 2, Aufgabe 1, Aufgabe 3

Das Verfahren hat dann Schwächen, wenn man den „Nutzen“ tatsächlich nur in Hinsicht auf Produktivität ansetzt. Kann du hier jedoch auch ideelle Ziele – z.B. Kundenbindung durch das Schreiben von Weihnachtskarten – wie auch eine zeitliche Komponente wie Fertigstellungstermine mit einfließen, erhälst du eine höchst nutzbringende Prioritätenliste.

Der Eisenhower-Quadrant

Eine zweite, ebenso einfache und nützliche Technik zur Ermittlung einer Prioritätenliste ist der Eisenhower-Quadrant.

Dieser bewertet eine Aufgabe nach zwei Aspekten: der Wichtigkeit und der Dringlichkeit. Das ergibt vier Kombinationsmöglichkeiten, für die unterschiedliche Bearbeitungsregeln gelten:

dringend nicht dringend
wichtig Quadrant I:
sofort selbst erledigen
Quadrant II:terminieren und persönlich erledigen
nicht wichtig Quadrant III:delegieren Quadrant IV:
Aufgabe streichen

Ordnest du jede deiner Aufgaben auf deiner To-Do-Liste einem dieser Quadranten zu, ergibt sich eine Möglichkeit, die Aufgaben zu priorisieren.

Befinden sich in einem Feld mehrere Aufgaben, kannst du auf diese wiederum das Pareto-Prinzip anwenden und hiermit zu einer hierarchischen Aufgabenliste gelangen.

3. Zeitaufwand veranschlagen

Zeit ist Geld, heißt es. Und dann gibt es Zeiten, die sind so kostbar, dass es keinen Preis dafür gibt, nähmlich die Zeit, über die wir frei verfügen können. Um möglichst viel Freizeit zu haben, muß man den Zeitaufwand für Arbeitsaufträge so realistisch wie möglich einschätzen. Dazu ist etwas Erfahrung nötig, aber die gewinnt man gerade als Folge, dass man über seine Arbeitszeiten eine festgelegte Zeitlang konstant Buch führt, auch wenn es mühsam ist. Letzten Endes sind wir doch alle Freiberufler, oder nicht?

Also gut, los geht´s: Für jede Aufgabe wird eine Bearbeitungsdauer und ein Zeitlimit mit Uhrzeit veranschlagt. Zu einer realistischen Zeitplanung gehört die Berücksichtigung von Pufferzeiten: In der Regel werden 60% der Zeit für die Ausführung der Aufgabe selbst, 40% für Kommunikation, Recherchen, unvorhergesehene technische Probleme etc. aufgewendet. Außerdem gehören zur Zeitplanung: Pausen und Bewegung. Sie bringen die Leistungskurve wieder in Schwung und stellen neue Kraft für konzentrierte Arbeitsphasen bereit.

Die Supereffizienz-Methode

Jetzt weißt du, was zu tun ist und wie lange du dafür brauchen solltest. Supereffektive Personen überlegen sich nun genau, welches das richtige Zeitfenster für welche Aufgabe ist: Anspruchsvolle Aufgaben werden in Zeiten hoher Leistungsfähigkeit. In den meisten Fällen ist das vormittags zwischen 10 und 12 Uhr und nachmittags zwischen 16 und 18 Uhr. Routinearbeiten solltest du in Phasen mit geringerer Leistungsfähigkeit legen. Wenn du deine Leistungskurve über mehrere Tage hinweg in 15-Minuten-Einheiten analysiert, kannst du anschließend deinen Tag so strukturieren, dass du mit demselben Zeitaufwand eine um das Mehrfache gesteigerte Effizienz erzielst und das ganz ohne Mehrarbeit.

4. Den Zeitaufwand kontrollieren.

Für die Projektkontrolle kommen nun die hilfreichen Tools ins Spiel.

Im Prinzip benötigt man nur drei, mit denen man auch komplexere Aufgaben und kleine Teams managen kann: eine Uhr bzw. ein Zeiterfassungssystem, Excel oder ein vergleichbares Programm und einen Kalender.

Festhalten der aufgewendeten Arbeitszeit

Natürlich brauchst du eine Uhr, um zu messen, wie viel Zeit du für eine Aufgabe brauchst. Notiere die Zeiten werden in einer Tabelle. Natürlich kann das auch von Hand geschehen, aber praktischer und zuverlässiger ist die geeignete Software. Für Freiberufler und kleine Unternehmen bzw. Teams eignen sich z.B. kostengünstige Zeiterfassungssysteme als Web-Anwendung, die von jedem Desktop oder Smartphone aus zugänglich ist. Die Arbeitszeiten aufgaben- oder projektspezifisch mittels einer im Hintergrund laufenden Stoppuhr erfasst (manche Systeme fragen bei Abwesenheit vom PC sogar nach, ob diese Zeit als Arbeitszeit zu werten ist). Übersichtsdiagramme sorgen für eine einfache Zeit- und Kostenkontrolle und Stundenzettel für die Abrechnung können ganz einfach auf Knopfdruck erstellt werden.

Entspricht der Zeitaufwand der Planung?

Das kannst du sich ganz leicht mit einer Tabelle in Excel, Word oder vergleichbaren Open-Source-Programmen, z.B. OpenOffice herausfinden: In der linken Spalte notierst du die Soll-Zeit, in die rechten den tatsächlichen Zeitaufwand, die Ist-Zeit. Ergeben sich signifikante Abweichungen, begründe sie mit ein paar Stichworten. Durch die Analyse der Abweichungen lässt in die zukünftige Zeit- und Projektplanung eine verbesserte Abschätzung des Arbeitszeitaufwands für vergleichbare Aufgaben einschätzen.

Excel lässt sich auch nutzen, um bei komplexeren Aufträgen Zeitleisten für verschiedene Aufgaben und/oder Teammitglieder anzulegen. Zwischenergebnisse und Meilensteine werden mit dem dritten für die Zeitplanung benötigten Tool verknüpft: dem Kalender – z.B. Outlook oder jedem anderen Programm, das über Erinnerungsfunktionen verfügt. Erst in diesem Stadium der Planung legst du dein Schicksal in die Hand deiness Kalenders, aber immer mit dem Gefühl „Du bist der Herr deiner Zeit!“.




Heute noch Geld verdienen mit dem Affilinator! Affilinator QUELLE Edition kostenlos testen! ist ein Monitoring Tool zur Überwachung und Verwaltung mehrerer sozialer Kanäle.

NEWSLETTER

Wenn Du regelmäßig per Email über aktuelle Artikel und Themen informiert werden willst, trage dich einfach in den Newsletter Verteiler ein.
Vorname
Nachname
E-Mail-Adresse *
Angaben mit * sind Pflichtangaben.

HINTERLASSEN SIE EINE ANTWORT